Polaroid Legal
1. Introduction
In this Job Applicant Privacy Policy, we describe how Polaroid International B.V. (Danzigerkade 16C, 1013 AP Amsterdam, The Netherlands) and its affiliated companies (“Polaroid”, “we”, “us”) process personal data relating to job applicants. We describe what personal data we process, why we process it, what we do with it, how we secure it, how long we store it and what rights and obligation you have as an applicant for a position at Polaroid. This Job Applicant Privacy Policy should be read in conjunction with the Privacy Policy.
At Polaroid, we respect your right to privacy and will only process personal data in accordance with the applicable data protection legislation.
2. How do we obtain your personal data?
We collect personal data directly from you when you apply for a position with us or when we contact you with a possible job offer. In addition, we may collect your personal data independently through different career-orientated platforms and websites. We also collect your personal data from third parties, such as recruitment agencies, your references, prior employers, and pre-employment and background check providers, to the extent permitted by applicable law. If we intend to obtain personal data about you through a third party, we will inform you additionally and in accordance with applicable laws and regulations. In addition, personal data may be collected when you visit our office premises for the purpose of application.
3. Why we process information about you
Lorsque vous postulez à un emploi chez Polaroid ou que vous nous êtes recommandé(e) par un tiers, tel qu’une agence de recrutement, nous traitons vos données à caractère personnel afin d’évaluer votre adéquation à certains postes au sein de notre entreprise. Plus précisément, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
A. administrate and manage our recruitment process;
B. assess your skills and qualifications;
C. conduct background checks to the extent as required for your role and the applicable law permits;
D. preparing a job offer and employment contract, if applicable;
E. informing you about other job opportunities at Polaroid that might be of interest to you;
F. be able to answer and handle questions, complaints or other contact; and/or
G. the implementation or application of laws, regulations or court orders e.g. judgments.
4. Personal information about you that we process
During the recruitment process, we may process the following information about you:
coordonnées et informations de base : telles que nom et prénom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone, âge, date de naissance et sexe ;
informations de recrutement : telles que la formation, les compétences, l’expérience professionnelle, le CV, les références, la lettre de motivation, les relevés de notes universitaires et les licences, affiliations ou certifications professionnelles ;
notes d’entretien : données que vous nous fournissez lors de l’entretien ;
informations issues du contrôle préalable à l’embauche : informations que nous collectons lorsque nous vérifions, préalablement à l’embauche, votre identité, votre adresse ou vos références, si la législation locale le permet, ainsi que vos antécédents ;
informations d’évaluation : l’évaluation vous concernant effectuée par l’agence de recrutement et les autres résultats des tests et analyses que vous avez réalisés à notre demande ; et/ou
autres : données que nous obtenons volontairement de votre part ou d’autres sources, ou autres données dont le traitement est requis par ou nécessaire à l’application de lois ou de réglementations.
5. Legal bases of the processing of your personal data
Le RGPD exige une base légale pour le traitement des données personnelles. Pour chaque finalité (voir section 3), nous indiquerons la base légale sur laquelle nous traitons vos données personnelles.
Notre base juridique pour le traitement de vos données personnelles est :
you have given your consent to the processing of your personal data (purpose E);
the processing is necessary of a performance of a contract to which you are a party, or in order to take action at your request prior to the conclusion of a contract (purpose D);
le traitement est nécessaire pour permettre à Polaroid de se conformer à ses obligations légales (finalité G) ;
le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux (finalités A, B, C et F).
Where our processing is based on your consent, you have the right to refuse consent at any time without prejudice. You also have the right to withdraw your granted consent at any time, after which we will stop the further processing of your personal data. However, withdrawal of your consent does not affect the lawfulness of the processing prior to that moment.
Nos intérêts légitimes incluent le recrutement de candidats appropriés, la gestion et l'amélioration de nos processus de recrutement, la protection de la sécurité et de l'intégrité de nos systèmes, ainsi que l'évaluation de l'adéquation des candidats aux postes chez Polaroid.
6. Utilisation de l'intelligence artificielle dans le recrutement
Pour soutenir notre processus de recrutement, Polaroid peut utiliser des technologies d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage automatique (ML), notamment le traitement du langage naturel et l’analyse prédictive, pour aider à la sélection et à l’évaluation initiales des candidatures.
Ces technologies analysent les informations contenues dans votre candidature, telles que vos compétences, vos qualifications, votre expérience et d’autres informations pertinentes pour le poste, et génèrent des recommandations ou des évaluations qui aident à identifier les candidats potentiellement appropriés.
Les évaluations générées par IA/ML sont utilisées uniquement comme outil de support et ne prennent pas de décisions d’embauche au nom de Polaroid. Toutes les décisions de recrutement sont prises par des recruteurs humains et des responsables du recrutement, qui examinent les qualifications des candidats et évaluent les candidatures dans le cadre du processus de recrutement global.
Si vous préférez que votre candidature ne soit pas évaluée à l’aide de ces fonctionnalités d’IA/ML, vous pouvez le refuser en nous contactant à (mailto:privacy@polaroid.com) ou en suivant les instructions fournies au cours du processus de candidature. Le refus n’affectera pas négativement votre candidature. Dans ce cas, votre candidature sera examinée manuellement.
Le traitement décrit dans cette section est fondé sur notre intérêt légitime à mener un processus de recrutement efficace et performant, tout en garantissant que toutes les décisions de recrutement restent soumises à une supervision humaine significative.
Les candidats situés dans certaines juridictions peuvent bénéficier d'avis et de droits supplémentaires concernant l'utilisation d'outils de recrutement assistés par IA. Lorsque la loi applicable l'exige, Polaroid fournira ces avis séparément.
7. Divulgation de vos données à caractère personnel à des tiers
Access to your personal data will be limited to those individuals who need the information for the purposes for which the personal data were collected. This includes individuals from HR and other individuals who are involved in the recruitment and selection process.
In addition, we may exchange personal data with third parties, such as:
fournisseurs: par exemple, agences de recrutement, prestataires d’évaluation, prestataires de vérification des antécédents et prestataires technologiques qui soutiennent le processus de recrutement, y compris les systèmes de suivi des candidats et les plateformes de gestion du recrutement (telles qu’Ashby), qui nous aident à gérer les candidatures, à communiquer avec les candidats et à faciliter les évaluations des candidats ;
références indiquées dans la lettre de motivation ou le CV afin de vérifier vos compétences ; et/ou
autres tiers, si vous avez donné votre consentement ou si cela résulte d’une disposition légale.
Third parties are expected and, where appropriate, contracted to protect the confidentiality and security of personal data and to use personal data only to provide services to us and in accordance with applicable laws and regulations.
8. Conservation de vos informations personnelles
When you apply for a position we will store your personal data after the end of the recruitment process as follows:
Si vous devenez employé(e), nous enregistrerons vos informations de candidature dans votre dossier d’employé(e) et celles-ci seront conservées pendant une durée maximale de deux ans après la fin de votre contrat, sauf en cas de périodes de conservation légales. Vous en serez informé par le biais d’un avis distinct que nous vous fournirons lorsque vous accepterez le poste.
Si vous n'êtes pas embauché(e), nous conserverons vos données personnelles pendant une durée maximale de 4 semaines après la fin du processus de recrutement. Cela nous permet de répondre à toute question de suivi relative à votre candidature. Après cette période, vos données personnelles seront supprimées, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi applicable.
Si vous avez accepté de rester dans notre vivier de talents pour de futures opportunités, nous conserverons vos données personnelles pendant 1 an à compter de la fin du processus de recrutement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
9. Vos droits
When it comes to your personal data, you have the following rights:
The right of access by asking at any time what personal data we hold about you and obtaining details about how we use it;
The right to rectification by asking us to update and correct any outdated or inaccurate personal datawe hold about you;
The right to erasure of your personal data (under circumstances listed in the applicable law);
Le droit de restreindre le traitement (temporaire) de vos données à caractère personnel (dans les circonstances énumérées par la loi applicable) ;
The right to object to the processing of your personal data;
The right to data portability (you can ask us to provide you or a third party with your personal data in a readable and accessible form); and
Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment.
Pour des raisons de sécurité, nous pouvons occasionnellement vous demander une preuve d’identité avant de pouvoir vous divulguer des données à caractère personnel. Si vous souhaitez exercer l’un des droits susmentionnés, veuillez nous contacter sur .
Please take into account that your rights are not absolute in all cases, and that we may not be required to comply with your request. If that is the case, we will make sure you will be informed of this.
In addition to your rights as described above, you also have the right at all times to lodge a complaint with the competent Data Protection Authority.
10. Sécurité
We have taken all reasonable steps to safeguard your personal data by using appropriate technical and organizational measures, to protect your personal data against unauthorized or unlawful use, alteration, unauthorized access or disclosure, accidental or wrongful destruction, and loss. In addition, we have taken all reasonable steps to limit access to your personal data to those persons who need to have access to your personal data for any of the purposes listed in Section 3 of this Job Applicant Privacy Policy.
11. Transfert international
Certaines des données à caractère personnel que vous fournissez au cours du processus de recrutement peuvent être partagées avec d’autres sociétés du groupe Polaroid et des prestataires de services tiers de confiance situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), lorsque cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité des données des candidats à un emploi.
Afin de protéger vos données à caractère personnel lorsqu’elles sont transférées en dehors de l’EEE, nous mettons en œuvre des garanties appropriées conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Selon les circonstances, ces garanties peuvent inclure une décision d’adéquation émise par la Commission européenne, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou d’autres mécanismes de transfert légalement reconnus. Lorsque cela est nécessaire, nous mettons également en œuvre des mesures supplémentaires pour garantir un niveau de protection approprié pour vos données à caractère personnel.
Pour plus d’informations sur les garanties que nous utilisons pour les transferts internationaux de données à caractère personnel, veuillez nous contacter à .
12. Updates to this Applicant Privacy Policy
La présente Politique de confidentialité des données des candidats à un emploi a été mise à jour pour la dernière fois en juillet 2026. Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre.
13. Contact us
For more information about our privacy practices, if you have questions, or if you would like to make a complaint, please contact us by e‑mail at .
